Оформление должностной инструкции по госту образец. Должностные инструкции: оформляем и утверждаем. Отличия должностных инструкций бухгалтеров

Должностная инструкция является внутренним правовым актом организации, главной задачей которого является контроль и оптимизация трудовой деятельности сотрудников.

Представленный документ призван регулировать трудовые отношения между руководством и сотрудниками, исключать потенциальные конфликтные ситуации, путем содержания прав и трудовых обязательств, предъявляемых к работнику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Каковы особенности должностной инструкции и как грамотно составить внутренний правовой документ предприятия?

Что это за документ

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу, в котором обозначены требования и обязанности, возложенные на сотрудника организации. В соответствии с документом, за каждым сотрудником закреплен набор задач, которые ему необходимо выполнять.

Главным отличием должностной инструкции от трудового договора выступает то, что она не составляется для каждого работника в индивидуальном порядке с указанием его личной информации, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов.

Таким образом, должностная инструкция является документом, созданным для исключения конфликтных ситуаций, разногласий между начальством и работниками. В ней максимально подробно обозначены особенности сотрудничества, которым должны следовать стороны трудовых отношений.

Трудовой Кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Однако, большинство руководителей требует составления документа. Для служащих государственных предприятий инструкция является главным правовым постановлением, регулирующим их трудовую деятельность.

Назначение

Должностная инструкция представляет собой правовой акт, который создается с целью регламентации организационно-правового положения сотрудника, его обязательств, прав и ответственности. Документ призван создать необходимые условия для эффективного ведения трудовой деятельности.

Документ регламентирует квалифицированные требования к потенциальным претендентам на конкретную должность, функции, выполняемые сотрудником, а также возложенную на него ответственность.

Должностная инструкция позволяет руководители оптимизировать процесс взыскания и премирования работников, разрешения споров и квалификацию персонала.

Классификация

Должностные инструкции, в соответствии с общепринятыми нормами принято разделять на два основных типа: типовые и индивидуальные.

Типовой вид документа формируется предприятиями отдельных сфер и подразделений. Он является исходным примером для создания индивидуальных должностных инструкций отдельных работников.

По той причине, что образец оформления должностной инструкции не предусмотрен действующими законодательными нормами, ответственное лицо формирует документ на свое усмотрение.

Должностная инструкция может быть представлена в виде одиночного положения, а может выступать в качестве приложения к .

Кто разрабатывает

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Она должна быть составлена уполномоченным лицом, в качестве которого выступает руководитель предприятия или начальник отдела кадров.

Нередко к процедуре разработки документа привлекаются специалисты в области юриспруденции или представители узкопрофильного подразделения организации для внесения всевозможных коррективов.

Требования к оформлению должностной инструкции согласно ГОСТу в 2019 году

Должностная инструкция представляет собой нормативно-правой акт, характеризующийся специфическими моментами.

Документ необходимо оформлять в трех экземплярах:

• первый нужно передать работнику отдела кадров, прикрепив к штатному расписанию;
• второй экземпляр должен оставаться у руководителя подразделения, так как он обязан проводить контроль качестве выполняемой сотрудниками работы;
• третий экземпляр необходимо передать сотруднику, для которого был предназначен документ.

Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости, ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом.

Существуют универсальные требования. которые необходимо брать в учет при составлении документа.

Среди них следующее:

Разделы

В соответствии с общепринятым форматом, должностная инструкция должна полноценно раскрывать все вопросы, затрагивающую трудовую деятельность работников.

Документ должен содержать следующие принципиально важные разделы:

• обобщенные положения;
• должностные обязательства;
• права сотрудника;
• документация для руководства при выполнении трудовых обязательств;
• порядок взаимоотношений с работниками;
• ответственность сотрудника;
• критерии, позволяющие дать оценку качеству проделанной работы.

Документ также содержит заключительную часть, которая должна содержать подпись руководителя и дату вступления в силу прописанных положений.

Этапы оформления

При составлении должностной инструкции необходимо придерживаться точной последовательности.

Процесс оформления документа включает в себя следующие этапы:

• предварительная подготовка документа (проверка на наличие требований руководства и нормы профессиональных стандартов);
• согласование инструкции с руководителями ответственных отделов;
• утверждение документа руководителем организации, заверенное его подписью.

Порядок внесения изменений

В рабочем процессе обязательства сотрудника могут видоизменятся. Такая ситуация может возникнуть, например, при изменении целей организации или расширении ее услуг.

Во время корректировки сотрудников возникает необходимость внесения исправлений в должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем исключить возникновение конфликтной ситуации.

Общая характеристика процедуры внесения изменений соответствует следующим пунктам:

• Процесс подготовки нового документа, который будет соответствовать нюансам трудовой деятельности. Коррективы должны соответствовать Законодательным нормам.
• Издание соответствующего приказа, который является основанием для утверждения новой трудовой инструкции.
• Процедура ознакомления сотрудников с внесенными изменениями и получение их согласие на выполнение новых трудовых обязательств (подпись и согласие в письменном виде).
• Разработка и подписание дополнения к трудовому договору, гласящего об изменениях. Один экземпляр должен хранится у руководителя, а второй необходимо передать работникам.

По завершении формальных процедур, сотрудник должен приступить к выполнению работы в соответствии с новыми условиями.

Должностная инструкция не выступает в качестве личного документа для отдельного работника. Она составляется для конкретной должности, будь то кассир или библиотекарь, документ не содержит имен. При нарушении общепринятого стандарта, при увольнении сотрудника руководителю придется переделать инструкцию.

Хранение

Должностная инструкция должна быть закреплена печатью компании, зашнурована и отдана на хранение в отдел кадров. Сотруднику, а также его начальнику должна быть выдана копия документа, с которой они смогут повторно ознакомится при необходимости.

Образец для менеджера по таможенному оформлению

Должностная инструкция менеджеру по таможенному оформлению прежде всего, должна состоять из «шапки», включающей в себя следующую информацию:

• название документа;
• номер должностной инструкции;
• место составления документа;
• название должности руководителя компании;
• подпись руководителя и дата.

Образец обобщенных положений документа выглядит следующим образом:

1. Специалист по таможенному оформлению может быть принят на работу или уволен по приказу руководителя компании _______________________.
2. На должность может быть назначено лицо с высшим образованием без требования наличия стажа или лицо со средним специальным образованием и стажем работы не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста второй категории может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста первой может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет по второй квалификационной категории; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

1. Выполняя свои трудовые обязательства, специалист должен руководствоваться:
   • нормативными актами, касающимися трудовых обязательств;
   • методическими материалами;
   • уставом компании;
   • нормами трудового распорядка;
   • приказами и распоряжениями руководителя компании;
   • должностной инструкцией.
2. Специалист по таможенному оформлению обязан знать:
   • законодательные акты и прочие документы, регламентирующие особенности таможенного оформления и перемещения товаров через границу;
   • законодательные нормы, касающиеся внешнеэкономических видов деятельности;
   • права и обязательства таможенных агентов и декларантов;
   • нормы валютного контроля;
   • меры ответственности за нарушение установленных норм в таможенной отрасли;
   • таможенные режимы;
   • особенности декларирования и разновидности таможенных деклараций;
   • особенности заполнения таможенной документации;
   • виды и порядок уплаты таможенных платежей;
   • основополагающие принципы законодательной базы;
   • правила охраны труда.
3. В момент отсутствия специалиста по таможенные оформления его обязательства возлагаются на назначенного заместителя, который, в свою очередь, ответственен за исполнение переданных ему трудовых обязательств.

Образец раздела о рабочих обязательствах сотрудников выглядит следующим образом:

1. Для надлежащего выполнения трудовых обязательств сотрудник должен:
   • оформлять документы на продукцию, перемещаемую через границу и прочие действия, необходимые для таможенного оформления;
   • контролировать достоверность данных о перемещаемой продукции согласно документации;
   • обозначать код товара на основе установленной номенклатуры;
   • определять разновидности налогов, которыми облагается продукция;
   • использовать налоговые льготы;
   • вести отчетность;
   • проводить контроль выполнения правил охраны труда.

Образец раздела о правах сотрудника должен быть составлен следующим образом:

1. Сотрудник вправе:
   • ознакомиться с проектами руководства, касающимися его трудовой деятельности;
   • предлагать руководству меры по усовершенствованию рабочего процесса;
   • получать от руководства данные, документы и выписки, касающиеся выполняемой работы;
   • участвовать в вопросах охраны трудовой деятельности.

Образец положений об оценке работы сотрудника выглядит следующим образом:

1. работа сотрудника может быть оценена только руководителем;
2. Сотрудник ответственен:
   • неисполнение рабочих обязательств;
   • правонарушения в процессе трудовой деятельности;
   • причинение материального ущерба;
   • игнорирование правил охраны труда.

В заключении документа, руководитель отдела и сотрудники должны оставить подписи, подтверждающие ознакомление с инструкцией.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации на основе Профессионального стандарта 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (код B, уровень квалификации — 6) , утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
Делопроизводитель

Трудовые функции:
Документационное обеспечение деятельности организации:
— организация работы с документами;
— организация текущего хранения документов;
— организация обработки дел для последующего хранения.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное образование — программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих

Требования к стажу работы: нет.

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование и разработать индивидуальную программу обучения.
В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Отметим, что, если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2017 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
делопроизводителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ организации.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— структуру организации, руководство структурных подразделений;
— современные информационные технологии работы с документами;
— порядок работы с документами;
— схемы документооборота;
— правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
— правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
— типовые сроки исполнения документов;
— принципы работы со сроковой картотекой;
— назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
— правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
— правила документационного обеспечения деятельности организации;
— виды документов, их назначение;
— требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
— правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
— правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
— системы электронного документооборота;
— правила и сроки отправки исходящих документов;
— требования охраны труда;
— нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
— виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
— правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
— порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
— правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
— правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
— критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
— порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
— порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
— правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
— правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
— правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
— правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
— правила передачи дел в архив организации;
— ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.6. Делопроизводитель должен уметь:
— работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
— пользоваться базами данных, в том числе удаленными;
— пользоваться справочно-правовыми системами;
— пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;
— применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
— организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
— осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
— разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
— использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
— организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
— правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
— систематизировать документы внутри дела;
— обеспечивать сохранность и защиту документов организации;
— пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
— оформлять документы экспертной комиссии;
— оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
— производить хронологически-структурную систематизацию дел;
— осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
— составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
— ……… (другие навыки и умения)

1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Организация работы с документами.
2.2. Организация текущего хранения документов.
2.3. Организация обработки дел для последующего хранения.
2.4. Составлять установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводителя обязан:
3.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:
— осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
— осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
— осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;
— производит регистрацию входящих документов;
— осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
— выполняет ведение базы данных документов организации;
— выполняет ведение информационно-справочной работы;
— производит обработку и отправку исходящих документов;
— организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
— осуществляет контроль исполнения документов в организации;
3.2 В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:
— осуществляет разработку номенклатуры дел организации;
— проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
— осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
— производит формирование дел;
— выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
3.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:
— проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
— составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;
— производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
— производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
— составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;
— осуществляет передачу дел в архив организации;
3.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.5. ……… (другие обязанности)

4. ПРАВА
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Делопроизводитель несет ответственность за:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
5.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, техники безопасности, норм охраны труда, установленных в Организации.
5.6. За разглашение сведений, содержащих персональные данные сотрудников и конфиденциальную информацию (составляющих коммерческую тайну).

6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
6.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
6.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6.3. Оценка работы:
— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения делопроизводителем трудовых функций;
— __________________________________________________________________________.
(указать порядок и основания для иных видов оценки работы)

7. ПРАВО ПОДПИСИ

7.1. Делопроизводитель для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
8.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
8.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
8.3. ……… (другие заключительные положения).

__________________________ ______________ ______________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)

«___»____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт _________________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен ________________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)

С 1 июля 2016 года работодателям необходимо внести соответствующие изменения в локальные нормативные правовые акты, должностные инструкции, трудовые договоры, в штатное расписание.

Чтобы внедрить профстандарты в организации, будьте готовы изменить или принять локальные нормативные акты, в которых говорится о требованиях к квалификации сотрудников, системе и порядке оплаты труда. Среди них Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда, должностные инструкции . Рассмотрим, как корректировать должностные инструкции. Прежде всего, вам предстоит ответить на два вопроса: требуется ли менять конкретную должностную инструкцию и, если да, какие ее разделы изложить по-новому.

Как понять, обязателен профстандарт или нет

Все работодатели используют профстандарты на общих основаниях. Не ищите перечень обязательных профстандартов. Его нет. Профстандарты обязательны, если требования к квалификации сотрудника уже установлены в Трудовом кодексе , других законах, иных нормативных правовых актах федерального уровня (ст. 195.3 ТК РФ). Поэтому действуйте так, как при приеме на работу отдельных категорий (авиационного персонала, аудиторов, водителей, медиков, нотариусов, педагогов и т. д.).

Требует ли закон от сотрудника определенного стажа и образования? Предусмотрены ли для работы ограничения или льготы и компенсации? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один вопрос, профстандарт обязателен для сотрудника (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). А значит, нужно проверить должностную инструкцию.

Что взять из профстандарта в должностную инструкцию

Под квалификацией понимают уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы (ч. первая ст. 195.1 ТК РФ). Если профстандарт обязателен для профессии, то в должностной инструкции потребуется менять: требования к образованию и стажу и (или) наименование должности (профессии, специальности). Обратите внимание, если в законах, иных нормативных правовых актах, в силу которых профстандарт обязателен, предусмотрены более строгие требования к квалификации, то нужно ориентироваться на них . Это редкая, но возможная ситуация.

Из наименования должностей, профессий и специальностей не всегда понятно, на какой профстандарт ориентироваться. В этом случае посмотрите на должностные/рабочие обязанности сотрудника. Сравните их с описаниями трудовых действий в разделе III профстандарта. Если к конкретной должности (профессии, специальности) привязаны компенсации, льготы или ограничения, ее наименование должно строго соответствовать профстандарту или ЕТКС, ЕКС (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). В графе «Возможные наименования должностей» профстандарта обычно перечислены несколько подходящих вариантов.

Если профстандарт не обязателен, работодатели применяют его в качестве основы (ч. вторая ст. 195.3 ТК РФ). Специалисты Минтруда России считают, что в этом случае стандарт носит рекомендательный характер. Нельзя исключать, что позиция Минтруда России изменится. Чтобы подстраховаться, включите в должностную инструкцию хотя бы один из элементов профстандарта. Например, объем знаний, навыков, которыми должен обладать сотрудник, требования к опыту практической работы и т. д. Тогда легче обосновать, что вы действительно применяли профстандарт в качестве основы, когда составляли должностную инструкцию.

Не забудьте о том, что должностные обязанности являются характеристикой трудовой функции. А трудовая функция - обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Закон не запрещает определять трудовую функцию так, чтобы работник исполнял обязанности из нескольких профстандартов.

Пример

В небольших организациях главбух обычно ведет кадровый учет. Важно, чтобы эти обязанности были отражены непосредственно в тексте трудового договора, где описывается трудовая функция. О том, что работник обязан вести кадровое делопроизводство, ответственен за ведение, хранение и учет трудовых книжек и вкладышей в них. Если в трудовом договоре главбуха не написано, что он ведет кадровый учет, то необходимо оформить соглашение о совмещении или совместительстве (ст. 60 ТК РФ). А также установить доплату (ст. 151 ТК РФ). Ведь сотрудник выполняет работу, не предусмотренную трудовым договором.

Как изменить должностную инструкцию

Если квалификация сотрудника не соответствует обязательному профстандарту, то работодатель окажется в сложной ситуации. Уволить сотрудника, как разъяснил Минтруд России, нельзя. А если работник продолжит трудиться, то работодатель нарушит Трудового кодекса. Рекомендуем дождаться дополнительных разъяснений от Минтруда России.

Изменить должностную инструкцию не так просто. Но и здесь есть пространство для маневров.

Вариант 1. Должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору , то есть является его неотъемлемой частью. Значит, изменение должностной инструкции приведет к изменению самого трудового договора. По общему правилу, это возможно только с согласия работника (ст. 72 ТК РФ). Поэтому, чтобы дополнить должностную инструкцию, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. Дополнительное соглашение

подписывают сотрудник и работодатель. Если сотрудник соответствует профстандарту, то проблем с изменением трудового договора по соглашению сторон не возникнет.

Если работник не согласен, не получится применить механизм статьи 74 Трудового кодекса, чтобы изменить трудовую функцию в одностороннем порядке. Работника, который не обладает необходимым опытом и образованием, можно переобучить. Но нельзя уволить за то, что он не соответствует новым требованиям к квалификации, подтвердил Минтруд России.

Единственный случай, когда применима Трудового кодекса, - переименование должности при условии, что трудовая функция остается прежней. Для этого нужно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Уведомить сотрудника за два месяца до введения новой редакции штатного расписания (образец ниже).

Инструкция по заполнению трудовых книжек позволяет переименовывать должность по приказу работодателя (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В качестве оснований названы изменения и дополнения, внесенные в квалификационные справочники и штатное расписание.

Если сотрудник откажется продолжить работу в новых условиях и от перевода на другую, работодатель вправе его уволить (п. 7 ч. первой ст. 77 ТК РФ). Сотрудник получит выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ) .

Учитывайте специфику компании, когда меняете должностные инструкции

Не относитесь к изменению должностных инструкций под профстандарты как к самоцели. Задача должностной инструкции - обеспечить эффективное управление персоналом, чему профстандарты призваны помогать, а не мешать. Исходите из специфики компании, которую ни один стандарт не в силах учесть до конца. Вариант 2. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ , то есть является локальным нормативным актом. Чтобы ее дополнить, работодателю достаточно в любое время издать приказ об изменении должностной инструкции. Ознакомить с ним сотрудника под роспись (ст. 8 ТК РФ,). Согласие сотрудника в этом случае не требуется.

Важно, чтобы дополнения укладывались в логику трудовой функции (совокупность трудовых обязанностей по должности, на которую первоначально принимался работник). Иначе нельзя требовать от сотрудника соблюдать новые обязанности. Например, добавить функции табельщика начальнику АХО незаконно. Оформляйте совместительство или совмещение .

Многие работодатели меняют под профстандарты только должностные инструкции новых сотрудников. Но это рискованно. У сотрудников, занимающих одинаковую должность, должны быть одинаковые должностные инструкции. Если обязанности отличаются, можно установить по должности категории

Оформление должностных инструкций должно производиться в строгом соответствии с общим порядком оформления нормативно-распорядительных документов. Соблюдение порядка оформления должностных инструкций позволит обеспечить юридическую значимость этого внутреннего регламента.

Из статьи вы узнаете:

Правила и порядок оформления должностных инструкций в 2017 году

В законодательстве отсутствует такое понятие, как «должностная инструкция », этот вид нормативного документа разрабатывается на локальном уровне - инструкции действуют только в пределах одного конкретного предприятия. Но в ОКУД - общероссийском классификаторе управленческой документации они упоминаются среди документов, относящихся к классу организационно-распорядительных. Этот класс предназначен для организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Таким образом, должностная инструкция является одним из важнейших нормативных документов, регулирующих и регламентирующих трудовую функцию, определяемую конкретной должностью.

Оформление должностной инструкции, хоть и не является обязательным требованием, установленным на уровне закона, как показывает практика, необходимо как работодателю, так и работнику. На должностную инструкцию, как на нормативный документ и тот, и другой могут сослаться в случае возникновения конфликтных ситуаций и трудовых споров.

Она может служить основанием оправдания расходов на заработную плату, если налоговая инспекция потребует обосновать те значения, которые указаны в штатном расписании.

Разработка и оформление должностных инструкций в 2017 году на предприятии может регулироваться в соответствии с теми требованиями, которые работодатель вправе установить самостоятельно. Такой регламент может быть утвержден в виде инструкции или методических рекомендаций.

Правила оформления должностных инструкций в 2017 году

Как правило, в должной инструкции содержатся следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права по должности;
4. Ответственность.

При оформлении должностной инструкции следует учесть, что текст ее не должен быть слишком большим. Если документ расположен на нескольких страницах, каждая из них должна быть обязательно пронумерована. Для нумерации используются арабские цифры, их проставляют в нижнем колонтитуле, по центру страницы. Нумерация сквозная по всему документу . Для нумерации разделов и подразделов используются римские цифры. Пункты и подпункты инструкции названий не имеют и нумеруются внутри разделов арабскими цифрами.

Текст инструкции печатается только на одной стороне листа. При этом установлены следующие границы текста: верхняя и нижняя равны 2 см , правая - 1,5 см , левая - 3 см . Как правило для текста используется шрифт Times New Roman Cyr или Arial размером 14 или 12 пт соответственно.

Оформление должностной инструкции, как и всякого юридически значимого документа, должно соответствовать требованиям государственных стандаров. В то же время, поскольку должностная инструкция является внутренним нормативно-распорядительным документом, допускается, например визы согласования проставлять в нижней части обратной стороны на последнем листе. Визироваться инструкция также может полистно.

Единственное условие - все допустимые варианты оформления этого документа установить внутренним регламентом - методическими указаниями или инструкцией по составлению.

Порядок оформления должностных инструкций

Как правило, разработку и оформление должностных инструкций в 2017 году инициирует руководитель предприятия, издав соответствующий приказ, которым назначаются ответственные за это должностные лица.

Проект документа необходимо согласовать с отделом нормоконтроля и юридической службой. Нормоконтроль проверит, правильно ли оформлен документ, соответствует ли он требованиям стандартов, а юристы оценят его содержание на соответствие положениям действующего трудового законодательства. Если это необходимо, документ может быть согласован с профсоюзным комитетом работников предприятия или иным представительным органом сотрудников.

В некоторых случаях порядок оформления должностных инструкций в организации может предусматривать согласование с руководством других структурных подразделений, в штатном расписании которых есть такая должность, или руководством головной организации, курирующей деятельность предприятия.

После согласования должностная инструкция утверждается руководителем предприятия или назначенным по его приказу иным должностным лицом. Затем документ должен быть прошнурован, пронумерован, заверен печатью предприятия. Хранятся оригиналы должностных инструкций, как правило, в кадровой службе. Их хранение регламентируется внутренним нормативным актом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в организации.

Для ознакомления работнику, с которым заключается трудовой договор, выдают заверенную копию документа. Такие же копии хранятся у руководителей подразделений, которые выдают их работникам, если тем потребуется уточнить выполняемую трудовую функцию.

В действие должностные инструкции вступают с момента утверждения, если иное не оговаривается в их тексте. Юридическую силу документ не теряет до того момента, пока в действие не будет введена новая должностная инструкция. После того, как работник поставил подпись, удостоверяющую факт его ознакомления с инструкцией, ее требования для него становятся обязательными для выполнения.

Рекомендации ГОСТ по оформлению должностных инструкций

Поскольку на государственном уровне оформление должностных инструкций не регламентируется никакими нормативами, при их разработке следует руководствоваться теми общими требованиями, которые устанавливают следующие ГОСТы:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст).
• ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», содержащий требования к порядку разработки и смысловому содержанию, в том числе, документов, имеющих нормативно-распорядительное назначение;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в нем приведен перечень обязательных реквизитов.

Обратите внимание: ГОСТ Р 6.30-2003 будет действовать до 30 июня 2018 года, вместо него в действие будет введен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Можно упомянуть еще один документ, который, хоть и не является стандартом, но поможет сформулировать требования и смысловое наполнение той или иной должностной инструкции. Это Единый квалификационный справочник, в котором приведен перечень должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.07.1998 г. №37.

Читайте также:

• Определяем, что составлять – инструкцию или регламент?

Как сделать выписку из должностной инструкции

Выписка из должностной инструкции может потребоваться, например, в случае, когда нужно будет предоставить информацию по запросу судебного органа, рассматривающего трудовой спор работника с предприятием.

Выписки , в том числе и из должностных инструкций в 2017 году оформляются в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779. Они должны быть напечатаны на бланке предприятия, на котором уже указаны такие реквизиты, как его наименование и справочные сведения об организации. Выписку необходимо заверить подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

В текстовой части выписки нужно указать наименование документа, например: «Выписка из должностной инструкции» с указанием названия конкретной должности. Кроме того, необходимо указать дату выдачи выписки и упомянуть о том, что оригинал испрашиваемого документа хранится на предприятии.

Как правило, оформление выписок из должностных инструкций регламентируется локальным нормативным актом работодателя - методическими указаниями или инструкцией по делопроизводству.

Образцы оформления должностных инструкций

Ниже представлен образец оформления должностной инструкции и показано расположение реквизитов этого документа для общего случая.

Текстовое содержание полей образца представлено в таблице.

Наличие всех указанных в таблице реквизитов и их правильное расположение позволит придать должностной инструкции юридическую силу после того, как она будет введена в действие приказом руководителя предприятия.

Шаблон должностной инструкции приведен ниже.

Образец должностной инструкции по Профстандарту 2019 для различных категорий работников, а также структура составления по новому законодательству. Большое количество трудовых споров, возникающих между работодателем и работником, побудило внести поправки в Трудовой кодекс об обязательном применении профессиональных стандартов на предприятии. Конечно, для большинства предпринимателей новая поправка является лишь дополнительной бюрократической проволочкой. Умный работодатель сажает работника на минимальный оклад, а когда он его перестает устраивать, начинает лишать премии, если, конечно, не удается добиться увольнения по собственному желанию. При этом, премию можно снимать практически по любому мотиву.

Однако, правильно составленная должностная инструкция по профессиональным стандартам, может быть дополнительным инструментом воздействия на подчиненных. Примечательно, что точная форма для такой инструкции отсутствует, что объясняется разными потребностями каждого предприятия. Законодательство лишь устанавливает обязательную структуру для такого документа, а также обязывает работодателя пользоваться Едиными тарифно-квалификационными справочниками работ и профессий рабочих и руководителей. При этом, никто не обязывает привязывать тариф или разряд к размеру МРОТ, так что, по сути, ДИ по профстандарту никак экономически не обременяет организацию, и лишь является регламентом для трудовых взаимоотношений.

Структура ДИ и что в ней должно быть обязательно

Все должностные инструкции по Профстандарту 2019 года должны обязательно включать 6 главных разделов:

• Требования к квалификации работника (общее образование, стаж на прошлом месте работы);
• Иерархию подчиненности (кому работник обязан подчиняться, кто подчиняется ему);
• Требования к знаниям работника (здесь подробно описывается дополнительное образование, курсы повышения квалификации, алгоритмы присваивания разрядов и понижения в должности. В этом разделе можно ссылаться на другие регламенты и документы);
• Обязанности работника;
• Права работника;

Ответственность - материальная, должностная, можно ввести пункт об уголовных преступлениях в соответствии с УК;

При этом, работодателю рекомендуется наибольшее внимание обратить на 3 раздел. Например, если бухгалтер в точности не знает стандарты учета и налоговое законодательство, то после проверки профессиональной пригодности, его смело можно уволить по статье. Поэтому, все эти инструкции являются филькиной грамотой для работников, хороший юрист всегда позволит руководству предприятия выиграть трудовой спор. Однако, если в инструкции есть пробелы, трудовой спор может выиграть уже работник.

Образцы по профессиям

Само собой, лучше не брать готовые образцы должностных инструкций по профстандартам, а поручить их написание юристу предприятия. Лучше всего, если в разработке подобных регламентов примут участие руководители отделов. Копирование образцов с незначительными изменениями может выйти для предприятия боком, ведь у каждого бизнеса своя специфика, а в последующих судебных спорах можно потерять миллионы рублей, добиться блокирования счетов и других неприятностей, которые может подкинуть обиженный работник. При этом, лучше всего использовать по максимуму 3 раздел о знаниях работника и нормах выработки. Редкий человек обладает головой-энциклопедией и может полностью выполнять объем работы без ошибок. В то же время, главной задачей руководителя является справедливое взаимоотношение с персоналом. Нужно следить, чтобы строгие пункты должностной инструкции не использовались работниками для «подсиживания», офисных войн и других малоприятных явлений.

Поэтому образец должностной инструкции по Профстандарту 2019должен быть составлен для каждого работника строго по интересам конкретного предприятия. Для составления можно привлечь и аудитора, который хорошо разбирается не только в законодательстве, но и понимает специфику бизнеса. Неважно какой работник – сварщик, программист, водитель, у каждого свои правила поведения на работе.

Также нужно помнить, что должностная инструкция по профстандартам должна составляться для каждого работника в отдельности, ведь сварщик, программист, водитель, педагог или специалист по охране труда выполняют совершенно разную работу.